DSGVO für Hinweisgeber

Information zur Erhebung personenbezogener Daten nach der DSGVO für Hinweisgeber im Hinweisgebersystem

Für uns ist es sehr wichtig, dass mit personenbezogenen Daten sorgfältig und rechtskonform umgegangen wird. Dies gilt insbesondere auch für die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit dem internen Meldesystem zur Umsetzung der Richtlinie 2019/1937 DES EU-ROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 23.10.2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden sowie hierzu erlassener mitgliedstaatlicher Regelungen und Betriebsvereinbarungen von Unternehmen. Die folgenden Informationen zeigen Ihnen, wie wir mit personenbezogenen Daten im Rahmen von Hinweisen des internen Meldesystems zur präventiven Verhütung von Verstößen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien (z.B. Betrug oder Korruption sowie sonstige Straftatbestände) und/ oder zur Aufdeckung von solchen Verstößen umgehen.

Wir stellen ein internes Meldesystem bereit, welches unseren Mitarbeitern und ggf. auch Dritten (im Folgenden „Hinweisgeber“) die – auch anonyme – Übermittlung von Hinweisen auf mögliche Rechtsverstöße oder ethisches Fehlverhalten durch Mitarbeiter des Unternehmens mit dem Ziel der Prüfung solcher Hinweise und ggf. der Einleitung von Folgemaßnahmen zur Beseitigung von Mängeln oder Ahndung von Verstößen gegen unternehmensinterne oder auch gesetzliche Regelungen eröffnen.

Der Begriff personenbezogene Daten meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Personenbezogene Daten sind daher beispielsweise der Vor- und Nachname, Adresse, Geburts-datum, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern. 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Spindelfabrik Neudorf GmbH
Karlsbader Straße 266
D-09465 Sehmatal-Neudorf

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Externer Datenschutzbeauftragter:

Herr Steffen Stiehler

 

E-Mail: datenschutz@bsw-mail.de

2.1 Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Wir verarbeiten im Rahmen der Eingabe und Bearbeitung von Meldungen im

internen Meldesystem unter anderem folgende Arten an personenbezogenen Daten:

 

  • Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers/der Hinweisgeberin, wie zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse;
  • Beschäftigteneigenschaft zur Verifizierung;
  • Informationen zu Betroffenen, d.h. natürliche Personen, die in einer Meldung als eine Person bezeichnet wird, die den Verstoß begangen hat, oder mit der die bezeichnete Person verbunden ist. Solche Informationen sind zum Beispiel Vor- und Nachname, Geschlecht, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse oder sonstige Informationen, die eine Identifikation ermöglichen;
  • Informationen über Verstöße, die ggf. Rückschlüsse auf eine natürliche Person erlauben.

 

2.2 Quelle der personenbezogenen Daten

Wir erheben die Daten grundsätzlich im direkten Kontakt mit dem Hinweisgeber.

Personenbezogene Daten von Mitarbeitern des Mandanten erheben wir erstmalig

ebenfalls vom Hinweisgeber. Diese werden ggf. verifiziert und angereichert durch

Informationen, die wir vom Mandanten erhalten.

 

Im Rahmen der Sachverhaltsprüfung werden uns daneben ggf. auch ergänzende

Daten durch den jeweiligen Mandanten oder von Dritten offengelegt. Dies ist

insbesondere dann der Fall, wenn uns Daten von Kunden und Geschäftspartnern

unserer Mandanten, Rechtsvertretern, Versicherungen, öffentlichen Stellen,

Gutachtern, Gerichten oder Behörden übermittelt werden.

 

Aus öffentlichen Quellen erheben wir – soweit nicht vorhanden – Kontaktdaten

und ergänzende Informationen.

 

Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung von Daten des Hinweisgebers besteht

nicht. Die Nichtbereitstellung personenbezogener Daten des Hinweisgebers hat in

der Regel zur Folge, dass nicht über Folgemaßnahmen informiert werden kann.

Möglicherweise kann der Sachverhalt nicht vollständig aufgeklärt werden.

 

 

2.3 Dauer der Speicherung der Daten

In der Regel werden die Daten aus einer Meldung nach 3 Jahren gelöscht,

nachdem das Verfahren endgültig abgeschlossen ist, es sei denn, die Einleitung

weiterer rechtlicher Schritte (z. B. Einleitung von Straf- oder Disziplinarverfahren)

erfordert die weitere Aufbewahrung, es besteht nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c

DSGVO aufgrund von gesetzlichen oder berufsrechtlichen Aufbewahrungs- und

Dokumentationspflichten die Verpflichtung zur längerfristigen Speicherung der

Daten oder einer der betroffenen Personen hat in eine darüberhinausgehende

Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt.

 

Vorbehaltlich solcher Aufbewahrungspflichten werden Daten gelöscht, wenn der

Zweck, zu dem sie erhoben wurden, weggefallen ist. Personenbezogene Daten im

Zusammenhang mit Meldungen werden von uns unverzüglich gelöscht, sofern wir

sie als offensichtlich sachlich grundlos erachten. Soweit gesetzlich zulässig, werden

Daten auch gespeichert, wenn dies zur Geltendmachung von oder Verteidigung

gegen Rechtsansprüche erforderlich ist.

 

 

2.4 Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten zum Zwecke der Untersuchung der

Meldungen, um Verstöße gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien zu

verhindern, aufzudecken und/oder Folgemaßnahmen (wie Maßnahmen zur

Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung erhobenen Behauptungen und ggf.

zum Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß, unter anderem durch interne

Nachforschungen, Ermittlungen, Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur

(Wieder-)Einziehung von Mitteln oder Abschluss des Verfahrens vorzunehmen.

 

 

2.5 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.

Informationen zur persönlichen Identifizierung des Hinweisgebers verarbeiten wir

nur, wenn uns der Hinweisgeber dazu eine Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a

DSGVO abgegeben hat. Danach ist die Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn die

betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden

personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt hat.

 

Informationen zur Beschäftigteneigenschaft, Informationen zu betroffenen

Personen sowie sonstige Informationen, die Rückschlüsse auf natürliche Personen

zulassen, verarbeiten wir auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO.

Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der

berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist,

sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen

Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

 

Unser berechtigtes Interesse besteht – je nach zu prüfendem konkreten Einzelfall –

in der Bearbeitung von Meldungen, um Folgemaßnahmen durchführen zu

können, wie Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit der in der Meldung

erhobenen Behauptungen und ggf. zum Vorgehen gegen den gemeldeten

Verstoß, unter anderem durch interne Nachforschungen, Ermittlungen,

Strafverfolgungsmaßnahmen, Maßnahmen zur (Wieder-)Einziehung von Mitteln

oder Abschluss des Verfahrens. Ob Interessen oder Grundrechte und

Grundfreiheiten der betroffenen Person einer solchen Datenverarbeitung

entgegenstehen, wird im Einzelfall – unter anderem auch mit Blick auf den

Verstoß – geprüft.

 

Wir verarbeiten ggf. personenbezogene Daten von Beschäftigten auf Grundlage

von § 26 Abs. 1 Satz 2 BDSG. Danach dürfen personenbezogene Daten von

Beschäftigten i. S. d. § 26 Abs. 8 BDSG zur Aufdeckung von Straftaten verarbeitet

werden, wenn zu dokumentierende tatsächliche Anhaltspunkte den Verdacht

begründen, dass die betroffene Person im Beschäftigungsverhältnis eine Straftat

begangen hat, die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das

schutzwürdige Interesse der oder des Beschäftigten an dem Aus-schluss der

Verarbeitung nicht überwiegt, insbesondere Art und Ausmaß im Hinblick auf den

Anlass nicht unverhältnismäßig sind.

 

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die

Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltenden Rechtsgrundlagen gestützt

werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch

im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche

Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der

Einwilligung entsprechend informieren.

 

Bei uns werden keine automatisierten Überwachungs- oder Bewertungssysteme

eingesetzt.

 

 

2.6 Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 lit. e DSGVO

Die Bereitstellung der Daten über eine Meldung ist weder vertraglich

vorgeschrieben noch für einen Vertragsabschluss erforderlich. Unter Umständen

bestehen je nach individuellem Einzelfall gesetzliche Pflichten, uns eine Meldung

zu erteilen. Für eine sinnvolle Bearbeitung und Untersuchung der Meldung ist eine

 

Verarbeitung der Daten jedoch erforderlich. 

3.1 Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Eine Übermittlung der personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, wenn dafür eine Rechtsgrundlage vorliegt. Dies ist insbesondere der Fall, wenn die Übermittlung der Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind, dient, Sie uns Ihre Einwilligung dazu erteilt haben oder eine Interessenabwägung dies rechtfertigt.

Darüber hinaus verarbeiten externe Dienstleistungsunternehmen, wie beispielsweise externe Rechenzentren oder Telekommunikationsanbieter, personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter.

Je nach Zuständigkeitsschwerpunkt der Meldung sowie zur effektiven Einleitung von Folgemaßnahmen werden die personenbezogenen Daten ggf. an unsere entsprechenden zuständigen Fachabteilungen weitergegeben.

Unter Umständen geben wir die personenbezogenen Daten auch an staatliche Gefahrenabwehr- und/oder Strafverfolgungsbehörden, sonstige zuständige Behörden und/oder zur Verschwiegenheit verpflichtete Personen, wie etwa an Wirtschaftsprüfer/Rechtsanwälte, weiter.


3.2. Auslandsbezug

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland erfolgt nicht und ist nicht beabsichtigt.

4.1 Als betroffene Person haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung verschiedene Rechte. Dies sind

 

  • das Recht auf Auskunft über die bei uns zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • das Recht auf Löschung der Daten, wenn keine Rechtsgrundlage für eine weitere Speicherung vorliegt (Art. 17 DSGVO)
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung der Daten auf bestimmte Zwecke (Art. 18 DSGVO)
  • das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und
  • das Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung Ihrer Daten (Art. 21 DSGVO).

 

Beruht die Verarbeitung Ihrer Daten auf einer Einwilligung, dann haben Sie das Recht, die von Ihnen erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der erteilten Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Wir weisen noch einmal ausdrücklich darauf hin, dass Fälle denkbar sind, in denen die Verarbeitung auf mehrere nebeneinander geltende Rechtsgrundlagen gestützt werden könnte. In einem solchen Fall behalten wir uns vor, die Verarbeitung auch im Falle des Widerrufs der Einwilligung auf eine andere, gesetzliche Rechtsgrundlage zu stützen. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

Bitte beachten Sie, dass die Informationspflicht gemäß Art. 14 Abs. 5 lit. d DSGVO gegenüber betroffenen Personen, deren personenbezogene Daten wir im Rahmen unserer Tätigkeit für unsere Mandanten nicht bei diesen selbst erheben, nicht anzuwenden ist. Auch das Recht von betroffenen Personen auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO ist insoweit eingeschränkt, als dies die entgegenstehenden Rechte und Freiheiten unserer Mandanten, des Hinweisgebers oder Dritter beeinträchtigen würde. Soweit uns daher Ihre Daten im Rahmen eines uns erteilten Auftrages von Dritten übermittelt wurden, ersuchen wir Sie, die Betroffenenrechte bei diesen Unternehmen (Arbeitgeber) direkt einzufordern. Uns ist eine Erfüllung dieser Betroffenenrechte aus berufsrechtlichen Gründen nicht erlaubt, soweit wir mit deren Erfüllung gegen die uns gesetzlich treffende Berufsverschwiegenheit verstoßen würden. Bitte beachten Sie ferner, dass das Widerspruchsrecht nach Art. 21 Abs. 1 S. 2 DS-GVO nicht dazu führt, dass die Verarbeitung eingestellt wird, wenn diese der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Darüber werden wir Sie im Falle des Widerrufs der Einwilligung entsprechend informieren.

 

Gesonderte Information über das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

Nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f der DSGVO (Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen der verantwortlichen Stelle oder eines Dritten) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies trifft zu für:

  • Betrugsprävention;
  • Maßnahmen zur Gewährleistung und Verbesserung der Sicherheit von IT-Systemen;
  • Maßnahmen zum Schutz unseres Unternehmens vor rechtswidrigen Handlungen;
  • Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen.


Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Daneben haben Sie nach Art. 77 DSGVO das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Devrientstraße 5 in 01067 Dresden

Telefon: +49 351 85471-101 E-Mail: post@sdtb.sachsen.de Webseite: www.datenschutz.sachsen.de

 

4.2 Schließlich haben Sie das Recht, sich jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten zu wenden. Dieser ist hinsichtlich Ihrer Anfrage zur Verschwiegenheit verpflichtet, soweit es um die Verarbeitung Ihrer Daten geht. Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter den in Ziffer 1.3 genannten Kontaktdaten.